Essa é uma exigência que muitas vezes o empreendedor não está atento. 

Muitos pensam que não é obrigatória a entrega dos extratos que comprove a movimentação bancária, mas isso é um grande erro. 

Toda a documentação bancária deve ser mandada para a contabilidade mensalmente.  Não só os extratos, mas os documentos que comprovem cada débito e cada crédito.

Veja alguns exemplos sobre a importância dos extratos bancários da sua empresa e os problemas que podem ocorrer pela ausência de seus envios.

1. Depósitos sem a devida comprovação da receita (emissão de NF, duplicatas, etc.) são considerados pela legislação como receita omitida, o que pode ocasionar severas penalidades para a empresa e para os sócios. Por outro lado, a saída de dinheiro da conta corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore, ocasionando na taxação dos sócios na pessoa física, por se tratar de uma receita tributável.

2. Depósitos sem a devida comprovação da receita (emissão de NF, duplicatas, etc.) são considerados pela legislação como receita omitida, o que pode ocasionar severas penalidades para a empresa e para os sócios. Por outro lado, a saída de dinheiro da conta corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore, ocasionando na taxação dos sócios na pessoa física, por se tratar de uma receita tributável.

3. Todos os cheques devem estar relacionados ao comprovante da obrigação paga.

Valores depositados devem estar relacionados aos valores de venda à vista, duplicatas de clientes e outros valores recebidos.

Esses são apenas alguns exemplos para demonstrar que os extratos bancários de todas as contas mantidas pela empresa são indispensáveis para a contabilidade.

Os extratos e documentos bancários devem ser entregues ordenados por data, após o encerramento de cada mês, até o 5º dia do mês seguinte.

Outro ponto de muita atenção é se a empresa for enquadrada no Simples Nacional. A ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, pode acarretar o  desenquadramento deste regime de tributação, e pode ser requerido pela própria Receita Federal, como se pode observar no artigo 29, inciso VIII, da LC nº 123/06:

Art. 29. A exclusão de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional podem ocorrer quando:

VIII houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária;

Caso ocorra o desenquadramento de ofício pela ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, a exclusão acontecerá a partir do próprio mês em que incorridas, ou seja, pode ser retroativa. Além disso, o desenquadramento por este motivo impede a opção pelo regime diferenciado e favorecido desta Lei Complementar pelos próximos 3 (três) anos-calendário seguintes.

Para evitarmos transtornos com órgãos fiscalizadores e estar em dia com a lei,  os extratos bancários são o parâmetro de confiança quando falamos de valores que entraram e/ou saíram da empresa: todos tendo origem e destino oficiais; estando em ordem, não há o que temer. 

Uma boa solução para agilizar esse processo, é que os clientes habilitem um usuário no banco (apenas para consulta) e a própria HEMERA acesse o extrato diretamente. Assim, o empresário não tem esse trabalho e evita esquecer dos envios mensais obrigatórios.

Lembrando que os contadores têm a obrigação de manter a contabilidade dos seus clientes em dia. Para isso, precisam de documentos oficiais e regularizados, pois caso contrário, os balanços emitidos pela contabilidade não são válidos e isso pode gerar multas. 

Se você quiser saber mais sobre o assunto, nosso escritório está à disposição para esclarecer as suas dúvidas.

Hemera Contábil